Jujur aja nih, saat ini ga bisa dipungkiri suatu bisnis perlu ditata dengan struktur yang profesional secara keseluruhan. Misalnya nih ya, detail-detail kecil harus diperhatikan untuk membentuk citra baik. Email bisnis professional menjadi salah satu poin yang harus turut diperhatikan. Menggunakan email atau surat digital berlabel bisnis bisa meningkatkan kredibilitas dalam usaha yang sedang dijalankan.
Saya yang notabene hanya seorang blogger juga menggunakan surat digital layaknya email untuk bisnis. Dengan menggunakan embel-embel alamat domain saya untuk membuat citra diri atau branding diri.
Para teman-teman pengusaha tentu juga bisa berbuat hal yang sama dalam memperkuat bisnis atau membangun citra usaha sekalipun. Dengan menggunakan alamat domain bisnis membuat surat elektronik perusahaan menjadi lebih terpercaya. Kalau kata orang, dengan menggunakan layanan surat digital ini diyakini bisa menjadi salah satu bentuk upaya dalam menggaet kepercayaan pelanggan.
Mengenal Email Untuk Bisnis
Tentunya berbeda donk ya jika dibandingkan dengan email personal pada umumnya. Kalau dulu para pebisnis hanya menggunakan surat elektronik gratis semisal yahoo, gmail dll, kini menggunakan nama perusahaan sebagai domainnya.
Sebagai contoh, jika kamu termasuk sebagai seorang pengusaha yang memiliki nama perusahaan PT. Angin Ribut. Otomatis pebisnis itu bisa melakukan korespondensi terkait banyak hal melalui email dengan akun “nama@anginribut.com”. Dengan demikian, meski pebisnis tersebut berskala menengah atau kecil, tetap akan menampilkan profesionalismenya dalam melakukan korespondensi.
Dengan mempunyai email bisnis profesional menjadi bentuk langkah awal melakukan korespondensi secara baik dan teratur. Oh iya pastinya nih, berbeda dengan layanan surat elektronik gratis pada umumnya, surat elektronik dengan label bisnis ini tidak gratis dan membutuhkan email hosting.
Email hosting ini merupakan suatu layanan surat elektronik yang secara khusus dipakai untuk menerima dan mengirimkan email. Dalam suatu perusahaan, layanan ini biasa dipakai semua karyawan agar memudahkan pengaturan database.
Penggunaan email hosting akan membuat suatu bisnis memiliki citra yang profesional. Banyak sekali layanan hosting yang bisa teman-teman gunakan dalam bisnis. Dalam sistemnya, email hosting untuk surat elektronik bisnis ini memiliki server sendiri layaknya web hosting.
Banyak sekali manfaat yang bisa kamu dapat dari menggunakan surat elektronik untuk bisnis ini. Paling tidak dan paling umum diantaranya adalah menjadikan konsistensi brand meningkat. Disamping itu juga memperluas ruang penyimpanan dan meningkatkan keamanan dalam bisnis.
Alasan pentingnya email bisnis profesional
Dengan pengertian diatas, Kita bisa menarik kesimpulan bahwa email atau surat elektronik tentunya sangat penting digunakan dalam bisnis. Utamanya nih karena di era teknologi, komunikasi harus terus berjalan dalam server teknologi. Penggunaan email juga akan mempermudah komunikasi antara perusahaan dan pelanggannya.
Dalam bisnis, tidak semua komunikasi bisa dilakukan dengan tatap muka. Telemarketing menjadi salah satu jawaban untuk meningkatkan komunikasi virtual.
Berikut beberapa alasan mengapa email penting digunakan dalam bisnis :
1. Manajemen kerja dalam perusahaan berjalan dengan lebih baik
Salah satu pentingnya layanan surat digital ini adalah membuat manajemen kerja menjadi lebih terstruktur. Layanan email hosting atau surat digital professional membuat email yang kamu buat tidak memiliki batasan. Dengan ini sistem kerja menjadi lebih terarah karena mudah dikendalikan.
Dalam suatu perusahaan, setiap divisi biasanya juga memiliki server surat elektronik masing-masing. Misalnya bisa dibuat sendiri-sendiri antara bagian administrasi dan HR. Dengan pembagian ini, surat elektronik yang masuk tidak akan tercampur sehingga mudah dipilah dan sesuai kondisi yang ada di perusahaan.
2. Memberikan Citra positif terhadap perusahaan
Seperti yang telah disebutkan, bahwa penggunaan email akan memberikan citra profesional. Pelanggan bisa berkomunikasi kepada perusahaan dengan mudah. Selain itu komunikasi dalam perusahaan juga berjalan dengan lancar.
Pelanggan bisa mendapatkan respon melalui surat elektronik balasan. Dari sini pelanggan memiliki media untuk menyampaikan kritik dan saran terhadap produk-produk perusahaan. Secara berkelanjutan, kepercayaan pelanggan akan terbangun dengan adanya komunikasi dua arah melalui email.
3. Sebagai media branding
Dalam bisnis, surat elektronik juga bisa sekaligus menjadi media branding. Karena alamat email juga senada dengan alamat website. Artinya, penggunaan surat elektronik akan memiliki dampak positif terhadap traffic website.
4. Penggunaan email tergolong fleksibel
Dalam dunia usaha, penggunaan surat elektronik dikatakan fleksibel karena bisa diatur sendiri. Pengaturan bisa dilakukan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kamu juga bisa membuat domain sendiri untuk digunakan pada email. Caranya adalah melalui layanan penyedia domain.
5. Email memiliki fitur backup serta keamanan data
Menggunakan email domain, Kamu juga tidak perlu khawatir kehilangan data penting. Surat elektronik dengan domain profesional akan secara otomatis membackup data. Karena bisa saja Kamu tanpa sengaja menghapus email penting.
Dengan menggunakan email domain, Kamu bisa memulihkan data yang tanpa sengaja terhapus. Selain itu data-data lama juga bisa diakses dengan mudah. Dalam suatu bisnis, tentu saja banyak data yang tersimpan dalam email bisnis profesional.
Tips memilih email hosting profesional
Untuk memaksimalkan fungsi surat elektronik dalam bisnis, kamu perlu menggunakan email hosting. Pilihlah email hosting terbaik karena memiliki banyak keunggulan. Ada banyak hal yang harus Kamu pertimbangkan sebelum memilih hosting untuk surat elektronik ini.
Berikut nih ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan dan coba :
1. Pilihlah yang memberikan penawaran terbaik
Dalam bisnis, website dan surat elektronik memiliki keterikatan yang saling berpengaruh. Penggunaan alamat email harus disesuaikan dengan website. Hal agar pelanggan mudah mengingat detail perusahaan dalam satu gambaran.
Untuk memilih email hosting, gunakan yang memberi penawaran terbaik. Carilah keunggulan-keunggulan yang bermanfaat untuk bisnis Kamu. Karena hosting menjadi tempat untuk menyimpan file-file penting bisnis. Jadi pastikan layanannya benar-benar memiliki kualitas terbaik.
Pastinya banyak pula sewa server murah Indonesia dengan berbagai keunggulannya.
2. Menggunakan layanan premium
Layanan premium membuat Kamu membayar sedikit lebih mahal. Namun jika dibandingkan dengan keuntungan yang Kamu dapat, harga ini tidak seberapa. Karena bisa saja, data-data yang berlalu-lalang di surat elektronik tersebut bersifat sangat penting.
Email hosting premium membuat Kamu mendapatkan fitur yang lebih lengkap. Diantaranya seperti tingkat keamanan yang lebih terjamin. Selain itu, data memiliki cadangan sehingga ada akses jika tidak sengaja terhapus.
3. Mempertimbangkan kapasitas penyimpanan dan pengiriman
Satu lagi yang perlu Kamu pertimbangkan dalam memilih email hosting adalah kapasitas penyimpanan dan pengiriman. Dua hal ini sangat penting karena berkaitan dengan kelancaran aktivitas dalam email bisnis profesional. Teman-teman bisa mengira-ngira seberapa besar kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan.
Sifat kapasitas penyimpanan dari email hosting bersifat fleksibel. Disamping itu perlu dipertimbangkan besaran ukuran file yang bisa dikirim. Karena bisa saja ada file berukuran besar yang perlu dikirimkan atau diterima melalui email.
Jadi bagaimana? berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu bisnis perlu memiliki e-mail sendiri. Hal ini karena keberadaan e-mail menunjang profesionalitas perusahaan. Utamanya yang sangat berpengaruh adalah pemilihan domain dan pemaksimalan e-mail hosting.
